El Parlament aprueba la nueva Ley de Archivos y Gestión Documental de las Islas en una apuesta por la digitalización

El Parlament de las Illes Balears ha aprobado hoy la Ley de archivos y gestión documental de las Illes Balears, que sustituye a la Ley de archivos y patrimonio documental del año 2006 (Ley 15/2006) para incorporar y adaptar la gestión de los archivos públicos al contexto digital y a las nuevas obligaciones que la normativa estatal ha establecido en materia de administración pública. Ha sido aprobada con el apoyo de todos los grupos parlamentarios.

La nueva Ley, impulsada conjuntamente desde las direcciones generales de Cultura y Modernización y Administración Digital, incide en la salvaguarda del patrimonio documental de las Illes Balears e implica la misma conservación y el derecho de acceso a los documentos públicos.

El consejero de Fondos Europeos, Universidad y Cultura, Miquel Company, ha intervenido antes del debate del Pleno del Parlament y ha recordado que, después de presentar el primer trámite de información pública y dada la gran cantidad de alegaciones presentadas, se acordó trabajar, no en una modificación puntual de los artículos de la Ley de 2006, sino en la creación de una nueva que previera la situación actual y se adaptara a la normativa. En este sentido, Company ha agradecido "la tarea excepcional de la Asociación de Bibliotecarios, Archiveros y Documentalistas de las Illes Balears (ABADIB), que ha presentado 70 propuestas trabajadas, analizadas y valoradas con mucho detenimiento". Además, ha agradecido también la colaboración de los cuatro consejos insulares, las administraciones locales y todos los grupos políticos "porque el proceso de tramitación de las enmiendas ha sido complejo, muy técnico e intenso, pero, sobre todo porque la lectura ha sido siempre técnica y positiva; con una predisposición de sumar y aportar".

"Los archivos son verdaderos testigos de nuestra historia, la memoria de nuestra sociedad, y en ellos se guardan infinidad de pruebas, acciones e historias pasadas de un valor incalculable. Son también concentradores vitales de conocimiento, juegan un papel esencial en el pensamiento crítico, puesto que garantizan que el patrimonio documental preservado permita a las generaciones futuras comprender su propio pasado", ha introducido el consejero, antes de destacar la importancia de una "transición compleja de lo analógico a lo digital".

"La modernización juega un papel clave a la hora de garantizar que los archivos cumplen los retos del siglo XXI. Contar con nuevas tecnologías para preservar y conservar de manera adecuada los documentos, tener a disposición estrategias actualizadas mediante las cuales impulsar proyectos de divulgación innovadores y creativos, así como otras formas de interactuar entre instituciones y la propia sociedad, han sido y son nuestros retos", ha añadido.

A continuación, el consejero ha detallado los ejes fundamentales de la nueva Ley que son el reforzamiento de las consideraciones legales sobre el patrimonio documental de las Illes Balears; la clarificación de los conceptos de la terminología archivística contemplados en la Ley; la actualización de la estructura del sistema archivístico de las Illes Balears; la identificación de los subsistemas archivísticos de la Comunidad Autónoma; el refuerzo de la importancia de la evaluación y calificación de los documentos en relación con la gestión y su tratamiento archivístico; el reconocimiento de la trascendencia de la actividad de la gestión documental y archivística en el marco de los procedimientos administrativos, incluida la actividad de la administración electrónica; garantizar la dotación de los medios materiales y personales al sistema archivístico de las Illes Balears; y la regulación del sistema simplificado de acceso a la documentación cuando se encuentra en archivos históricos o de acceso libre, con infraestructuras adecuadas para la consulta.

Además, la Ley de archivos y gestión documental de las Illes Balears regula el marco de las infracciones y sanciones en relación con la conservación de los documentos y la aplicación del sistema archivístico, y el acceso a los documentos de los archivos históricos. Para concluir, incluye un nuevo título dedicado al régimen de inspección y auditoría conforme a los principios de transparencia y auditoría de los servicios públicos, petición recogida de las aportaciones de la ABADIB.

La Ley determina a la Consejería de Fondos Europeos, Universidad y Cultura como la consejería competente en materia de archivos y gestión documental de la Administración autonómica, sin perjuicio que, en el futuro, puedan modificarse la denominación de la consejería o la adscripción de esta competencia.

"Tenemos que tener presente que esta ley representa la integración de los fondos de archivo históricos dentro de la gestión electrónica, un paso importante para la consulta de expedientes electrónicos", ha añadido Company.

Tramitación

La tramitación del Anteproyecto de modificación de la Ley 15/2006, de 17 de octubre, de archivos y patrimonio documental de las Illes Balears se inició el 15 de mayo de 2018.

Durante todo el resto del año 2018, 2019 y todo el 2020, se hicieron todos los trámites administrativos preceptivos para continuar el procedimiento, los trámites de audiencia, el estudio e informe de las alegaciones presentadas, reuniones de la Comisión Técnica Interinsular de Archivos, la consulta preceptiva a la Junta Interinsular de Archivos, los informes jurídicos preceptivos, la publicación de la documentación y los informes en el Portal de Transparencia y el mes de octubre de 2019 se envió toda la documentación y el borrador del Proyecto de ley al Consejo Consultivo de las Illes Balears.