La digitalización del control de gastos y escaneo de tickets es un impulso para tu empresa

En el entorno empresarial actual, donde cada minuto cuenta y la eficiencia puede marcar la diferencia frente a la competencia, la digitalización de los procesos administrativos ha pasado a ser una prioridad para las empresas.

En este contexto, hoy queremos hablar de cómo la digitalización puede mejorar la gestión de los gastos de los empleados, especialmente en relación a los tickets y facturas que se producen fuera de la empresa, que es un proceso clave, que incide directamente en la economía, y que debe llevarse a cabo de manera ágil y transparente.

Y es que, hasta ahora, lo habitual era que los empleados conservasen los tickets de sus desplazamientos, comidas o alojamientos, y posteriormente, rellenar unos informes manuales que debían entregar al departamento financiero. Un método que, además de lento, es propicio a cometer errores y complica poder llevar un seguimiento de los gastos en tiempo real.

Por suerte, han aparecido herramientas que permiten digitalizar facturas de la empresa, proporcionando los medios necesarios para llevar un control mucho más sencillo, centralizado y seguro, y en definitiva, dar un salto de calidad a la gestión.

Mejora la gestión con una app de control de gastos

La transformación digital ofrece soluciones diseñadas específicamente para facilitar el control de gastos, que consisten en herramientas con las que los empleados pueden escanear tickets directamente desde su teléfono móvil e introducir los gastos con cada concepto, subiendo la información directamente a la plataforma.

Con este tipo de herramientas se eliminan los procesos manuales, lo que permite reducir el riesgo de perder documentos y agilizar el trabajo tanto para el empleado, como para los encargados de administrar estos tickets y facturas.

Además de ofrecer una mejora operativa, apostar por este tipo de soluciones para el control de gastos y el escaneo de tickets es una inversión estratégicaque ofrecerá importantes beneficios a la economía y la eficiencia de tu empresa.

Cada vez más demandadas, un ejemplo lo encontramos en el software de control de gastos de Sesame HR, que es una plataforma altamente intuitiva y eficaz, diseñada para optimizar la gestión de los gastos de empresa, permitiendo que los empleados puedan registrar cualquier ticket o factura de forma rápida y sencilla a través de sus dispositivos móviles, en cuestión de minutos.

Y, al contrario de lo que podemos pensar, este tipo de herramientas para el control de gastos y escaneo de tickets no solo son útiles para las grandes empresas, sino que las medianas y pequeñas también pueden aprovechar los beneficios que supone digitalizar esta gestión, con el valor añadido de que no es necesario realizar grandes inversiones.

Ventajas clave de una plataforma para digitalizar el control de gastos y tickets

Ahorro de tiempo y reducción de errores

El escaneo automático de tickets y la posibilidad de subirlos directamente a la plataforma, evita tener que introducir datos manualmente, lo que reduce errores humanos y permite una gestión mucho más rápida y eficaz.

Transparencia y trazabilidad

En estas plataformas, cada gasto queda registrado con su correspondiente comprobante en el que aparece la fecha, la categoría y el motivo, lo que facilita tanto las auditorías internas como las revisiones contables externas.

Además, estas herramientas incluyen validaciones automáticas, permitiendo establecer límites de gasto o políticas internas de cada empresa, evitando así posibles fraudes o gastos indebidos por parte de los empleados.

Centralización de la información

Todos los tickets, facturas y reportes están almacenados en la nube, pudiendo acceder a ellos desde una misma plataforma, desde cualquier dispositivo y en cualquier momento. Esto proporciona una visión 360º y facilita el seguimiento en tiempo real, sabiendo en todo momento quién gasta, en qué se gasta y cuándo se gasta.

Automatización de la aprobación de gastos

Los flujos de aprobación pueden configurarse para que cada gasto pase por un responsable, lo que garantiza el cumplimiento de políticas internas sin necesidad de realizar procesos manuales de ningún tipo.

Beneficios fiscales y satisfacción del empleado

Más allá de las ventajas que acabamos de comentar, no hay que pasar por alto los beneficios fiscales que implica digitalizar el control de gastos, que facilitará significativamente la justificación de gastos frente a la Agencia Tributaria, al mismo tiempo que permitirá aprovechar al máximo las deducciones fiscales correspondientes.

Por otro lado, también supondrá una mayor satisfacción por parte de los empleados, que verán cómo se les facilita enormemente este proceso, pudiendo ahorrar una gran cantidad de tiempo en el día a día. Además, no tendrán que preocuparse por si pierden algún ticket, lo que es una mayor tranquilidad.

Estas son algunas de las funcionalidades de las herramientas del control de tickets

Escaneo inteligente de tickets y OCR:

Permiten escanear un ticket con la cámara del móvil y que el sistema extraiga automáticamente los datos más importantes, como la fecha, el importe, el IVA o el proveedor, a través del uso de tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres).

Categorización automática y personalizable:

Los gastos se clasifican automáticamente en categorías que previamente habrá definido la empresa, lo que facilita enormemente el análisis de la información y la preparación de informes.

Flujos de aprobación personalizables:

Permiten definir quién debe aprobar cada gasto según su importe, categoría o el empleado que lo realiza.

Integración con sistemas contables:

La mayoría de estas plataformas pueden integrarse con los principales softwares de contabilidad del mercado, lo que automatiza la exportación de datos y simplifica el cierre contable.

Generación de informes:

Dan la oportunidad de crear informes personalizados sobre patrones de gasto, presupuestos y cumplimiento de políticas, proporcionando una visión analítica que resulta fundamental para la toma de decisiones.

En conclusión, digitalizar el control de gastos y el escaneo de tickets ya es una posibilidad real, que te permitirá aumentar significativamente la eficiencia, transparencia y gestión financiera de tu empresa.